La politica aziendale comprende tutte le norme e le linee guida di un’azienda in merito a comportamenti, sicurezza, qualità e molto altro, e permette a dipendenti e datore di lavoro di sapere come comportarsi nelle diverse situazioni. Redigere un documento di questo tipo è quindi molto importante per la gestione del luogo di lavoro, ma anche per il perseguimento degli obiettivi aziendali. La politica aziendale può riguardare diversi aspetti della gestione interna di un’organizzazione, e ciascuna azienda può decidere di redigere documenti dettagliati per questioni specifiche. A ogni modo, alcuni punti sono centrali per qualsiasi azienda ed è bene che siano scritti e messi a disposizione di tutte le risorse che vi lavorano. Perché una politica aziendale sia efficace è necessario che tutte le parti di cui è composta vengano redatte in modo chiaro, conciso e immediato, così da essere facili da ricordare per chi deve metterle in pratica. Vediamo ora nel dettaglio cosa riguardano questi punti e come scriverli nel modo migliore. La politica della qualità si basa sulle norme di qualità specifiche del prodotto o del servizio offerto, e serve a garantire al cliente la conformità a queste norme e il rispetto dei requisiti richiesti. Mettere per iscritto le procedure da seguire per la garanzia di qualità serve ad accertarsi che chiunque lavori in azienda abbia sempre una linea guida chiara a cui fare riferimento per ottenere gli standard qualitativi richiesti. Un documento di questo tipo deve contenere i riferimenti alle normative che regolamentano la qualità nello specifico settore in cui opera l’azienda, oltre a eventuali certificazioni ottenute (per esempio, le certificazioni ISO) con i rispettivi requisiti essenziali. Quindi, dovranno essere indicate le procedure da seguire per garantire la conformità con le normative. Una politica della qualità efficace deve essere reperibile e comprensibile a tutti, e i passaggi devono essere chiari e concisi, in modo da permettere a chi la consulta di capire subito come applicarli. Questo punto comprende sia il trattamento dei dati del personale dipendente, sia la riservatezza in merito alle informazioni interne all’azienda. Può essere indicato creare due documenti separati per gestire individualmente questi due aspetti. Entrambi i documenti devono essere consegnati e fatti firmare a ciascuna risorsa al momento dell’assunzione, e devono essere conservati in sicurezza e facilmente consultabili da tutto il personale in qualsiasi momento. Un altro aspetto importante della politica aziendale riguarda la gestione della sicurezza e la salvaguardia della salute sul posto di lavoro. Garantire la sicurezza del personale è un dovere primario del datore di lavoro, che deve fare il possibile per evitare incidenti che possono causare danni ai dipendenti e costi all’azienda. Ogni azienda deve fare riferimento a quanto previsto dalle norme sulla sicurezza per il settore specifico, oltre che ai singoli regolamenti che riguardano i diversi reparti interni, e indicare quali sono i dispositivi da utilizzare e gli atteggiamenti da seguire per evitare rischi per la salute. Il documento sulla sicurezza e sulla salute deve contenere tutti questi dati in modo chiaro, essere a disposizione di ciascun reparto ed essere facilmente consultabile dalle risorse che lavorano in azienda. Un punto che non può mancare in un documento di questo tipo sono le procedure da seguire in caso di infortunio e i contatti da chiamare in situazioni di emergenza. Questi dettagli devono essere riportati chiaramente e devono essere reperibili immediatamente in caso di necessità. Una parte essenziale della politica aziendale riguarda il codice di condotta del personale. Il codice di condotta serve a dare un’idea chiara di quali sono i doveri, i divieti e i diritti dei dipendenti all’interno dell’azienda. Il codice di condotta può includere, oltre alle prestazioni minime di lavoro, anche regole specifiche di comportamento, come atteggiamenti da evitare o l’obbligo di rispettare un codice di abbigliamento prestabilito. Nel documento devono essere spiegate chiaramente le regole nonché le sanzioni previste per chi non le rispetta. Per esempio, se il codice di condotta include uno specifico divieto di utilizzare il proprio telefono cellulare durante l’orario di lavoro, questo punto potrebbe essere scritto come segue: “È vietato l’utilizzo del proprio telefono cellulare, fatta eccezione per i cellulari aziendali, durante l’orario di lavoro. Il divieto non vale durante la pausa pranzo o nelle pause comunque previste nel corso della giornata. La violazione di questo divieto può portare a una sanzione disciplinare pari a un massimo di una giornata di sospensione dall’attività lavorativa senza stipendio.” Il codice di condotta deve essere stabilito in base alle esigenze aziendali e nel rispetto delle leggi e delle normative vigenti. La gestione delle assenze, che si tratti di ferie, permessi, congedi o malattie, deve essere chiara a ciascun dipendente fin dal primo giorno di assunzione. Alcune procedure sono previste per legge, come la prassi da seguire in caso di assenza per malattia, ma è importante che tutte le regole siano riportate nella politica aziendale in modo chiaro e immediato, per garantire che tutti seguano la stessa procedura e che la gestione delle assenze sia efficace. Pensiamo ad esempio a come potrebbe essere gestita la richiesta di approvazione di un piano ferie: Questo è solo un esempio di una procedura di richiesta ferie che dovrebbe essere riportata, passo dopo passo, in un documento di gestione assenze. La cosa importante è che ogni passaggio sia indicato con chiarezza e che siano presenti anche i contatti a cui richiedere dettagli e informazioni ulteriori. I temi ambientali sono sempre più importanti per la salvaguardia del territorio e delle risorse, e come azienda è cruciale dare spazio a queste tematiche e dimostrare impegno nella tutela dell’ambiente. Avere una politica ambientale ed energetica significa stabilire delle regole interne precise per quanto riguarda, per esempio, la gestione dei rifiuti pericolosi e il risparmio energetico. In base alla tipologia di attività, sarà necessario rispettare eventuali regolamenti previsti per il settore, oltre alle normative locali in materia ambientale. Oltre a quanto previsto, però, l’azienda può valutare ulteriori misure volte a incrementare l’attenzione a questi temi, come incentivi per i dipendenti che riducono la produzione di rifiuti, o fondi da destinare alla pulizia degli oceani. Pubblicizzare la propria politica ambientale ed energetica è anche un ottimo modo per promuovere l’azienda e attirare clienti che condividono gli stessi valori. In alcune aziende può essere necessario prevedere periodi di trasferta per una parte del personale, per esempio per svolgere delle trattative commerciali o partecipare a fiere e convegni. In questi casi, i dipendenti devono sapere esattamente come gestire ogni aspetto del viaggio, ed è quindi fondamentale prevedere una politica aziendale sulle trasferte che risponda ad alcune domande essenziali: Questi sono alcuni dei punti da considerare per stilare un documento di gestione delle trasferte efficace. Ovviamente, ciascuna azienda dovrà considerare le proprie esigenze e quelle dei dipendenti per stabilire cosa includere in un prospetto di questo tipo. In tutti i casi, i documenti che riportano ciascun aspetto della politica aziendale devono essere stilati in modo chiaro, conciso e al tempo stesso esaustivo. Può essere utile inserire delle tabelle o degli elenchi puntati, per permettere a chi legge di focalizzarsi sulle cose importanti e memorizzarle meglio. Una politica aziendale esplicita e puntuale è uno strumento molto utile per ogni organizzazione, perché permette di avere le regole principali sempre a disposizione e aiuta dipendenti e datore di lavoro a sapere sempre come comportarsi nelle diverse situazioni. Fonte: Risorse INDEED Cosa comprende la politica aziendale
1. Politica della qualità
2. Politica sulla privacy
3. Politica su sicurezza e salute
4. Codice di condotta
5. Politica di gestione delle assenze
6. Politica ambientale ed energetica
7. Politica di gestione delle trasferte
